Секция мимеографирования была перенесена в отдел 2 ОХС, отдел комму никации.
Секция мимеографирования состоит из двух секторов: МИМЕОГРАФИРО ВАНИЕ и МИМЕОФАЙЛЫ.
Будет обнаружено, что ОХС не может ошляпливать и составлять подборки материалов, если в нём нет секции мимеографирования.
АДМИНИСТРАТОР СЕКЦИИ МИМЕОГРАФИРОВАНИЯ отвечает за всю деятельность Секции Мимеографирования. Ниже него на оргсхеме находится подотчётный ему ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА МИМЕОФАЙЛЫ, у которого должен быть отдельный, укомплектованный людьми сектор.
В секторе мимеофайлов должны быть полные файлы с письмами по оргполи тике, бюллетенями ОХС и ИД. Другие типы мимеопубликаций также помещают ся в файлы в секции мимеографирования.
Направляющие формы и бланки печатаются в самом секторе мимеографиро вания. Запасные экземпляры публикаций или экземпляры публикаций, предна значенные для замены, также печатаются в секторе мимеографирования. Когда то это была функция сектора мимеофайлов, но, как было обнаружено, это мешает помещать материалы в файлы.
В том случае, если у континентального офиса связи есть две или более орга низации в одном городе, он может (это решается на местах) взять на себя все функции по мимеографированию и помещению материалов в файлы в этом городе. В противном случае сами организации несут ответственность за свои секции мимеографирования.
Если функции сектора мимеофайлов переданы континентальному офису связи, на оргсхеме организации это помечается: «Секция мимеографирования, связь с континентальным офисом связи (CLO)». Кроме того, в этом случае континентальный офис связи взимает с организации плату за публикации и подборки материалов (при условии, что он действительно их предоставляет и что ФП и другие действия не препятствуют получению организацией шляп и материалов). КАК БЫ ЭТО НИ БЫЛО УСТРОЕНО, ОРГАНИЗАЦИЯ ВСЁ РАВНО НЕСЁТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАЛИЧИЕ КУРСОВЫХ МАТЕ РИАЛОВ И ГОТОВЫХ К ВЫДАЧЕ ШЛЯП.
Заказ магнитных записей для составления комплекта курсовых материалов относится к функциям отдела 16. Но если отдел публикаций не предоставляет магнитофонные записи для использования на курсах, в конечном счёте это ответственность сектора мимеофайлов, так как магнитные записи – это тоже КОММУНИКАЦИЯ.
Место секции мимеографирования – НЕ в отделе продвижения услуг, поскольку в этом случае она ИСПОЛЬЗУЕТСЯ в целях продвижения, что НЕ является правильным использованием секции мимеографирования. Секцию мимеографирования подключают только в случае каких то чрезвычайных собра ний или предложений, когда нет времени, потому что её продукция не выглядит привлекательно.
Печатная машинка, такая, как «Экзекьютив» фирмы IBM (не их комплекс для вёрстки, который является надувательством), и машина для офсетной печати офисного типа (определённо, отличающаяся от мимеографа) являются традиционными устройствами, на которых изготавливаются журналы и матери алы по продвижению. Запрещается выпускать мимеографированные журналы скверного качества, – из-за их ужасного вида, а также из-за чрезмерно высокой стоимости. Иногда большие тиражи журналов могут быть свёрстаны и напеча таны, НО ЭТО ДЕЛАЕТСЯ ТОЛЬКО В ТОМ СЛУЧАЕ, ЕСЛИ ЭТО ОБХО ДИТСЯ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕШЕВЛЕ, ЧЕМ ФОТОЛИТОГРАФИЧЕС
КИЕ КОПИИ. Журналы могут быть отосланы на фотолитографирование, но их НИКОГДА не следует мимеографировать.
Если количество трафаретных форм и шкафов, требуемых для работы сектора мимеофайлов, слишком велико для небольшой организации, то можно использо вать связь с континентальным офисом связи.
Однако организация любого размера обнаружит, что она не может работать без доступа к мимеофайлам.
Мимеографирование приказов организации – обычное использование секции мимеографирования.
Ещё одно важное применение мимеографирования – копирование ИД, новых ИП и БОХСов.
У организации должна быть: (а) собственная секция мимеографирования или (б) надёжная быстрая связь с эффективной и полной секцией мимеографирования в большей организации или в континентальном офисе связи.
Третьего не дано.
Вся форма организации, уровень штатных сотрудников, готовность всех материалов курсов полностью зависят от секции мимеографирования. Многие организации, лишённые возможности пользоваться файлами, практически пере стали существовать.
Даже ОХС не может быть сформирован, если в нём нет оргполитики в отношении его обязанностей и функций.
Секторы мимеографирования и мимеофайлов имеют большое значение.